Hybride werken vraagt om een nieuwe kijk op kantoorgebruik 

Hybride werken – de afwisseling tussen thuis en kantoor – is niet langer een trend, maar de standaard. Toch zijn veel kantoren nog ingericht op het oude normaal. De dinsdagen en donderdagen zijn het drukst, op vrijdag is het kantoor akelig stil. Daarom stellen we als eerste vraag in een huisvestingstraject: hoeveel ruimte hebben jullie écht nodig? Een logische vraag, want de ideale werkomgeving gaat over zo veel meer dan vierkante meters.

Welke keuze is de juiste?

De zorgen over de kantoorbezetting zijn begrijpelijk. Gemiddeld is nog maar 59 procent van de werkplekken bezet. Een cijfer dat bij mkb’ers nét hoger ligt en bij grotere, internationalere bedrijven iets lager, blijkt uit recent onderzoek van CBRE. Wij zien bij de huurders die we adviseren vaak soortgelijke cijfers.

Acht jaar geleden huurde een organisatie bijvoorbeeld honderden vierkante meters, maar zelfs op de drukste dag zit het kantoor lang niet meer vol. Dat voelt als verspilling, zeker als je duizenden euro’s per maand betaalt voor ruimte die nauwelijks wordt gebruikt. Met de opzegdatum van het huurcontract in zicht, moet een keuze worden gemaakt: verlengen, opzeggen of ruimte afstoten. Maar welke is de juiste?

Ruimte inleveren of slimmer gebruiken?

Wij kunnen helpen die knoop door te hakken. Als we doorvragen naar de precieze behoefte, blijkt dat het vaak niet alleen gaat om het terugbrengen van het aantal vierkante meters. Veel bedrijven willen vooral meer aanwezigheid, levendigheid, ontmoeting en samenwerking op kantoor, en een betere benutting van de ruimte. Ook zien we de vraag verschuiven van kwantiteit naar kwaliteit: goede voorzieningen, nabijheid van openbaar vervoer, flexibiliteit in het huurcontract en hoge duurzaamheidseisen. 

De winst zit daarom niet altijd in minder ruimte, maar ook in slimmer gebruik. Dat laatste gaat om anders inrichten: stiltewerkplekken, projectzones, goede vergadermogelijkheden – met zorg voor een fijne sfeer die mensen naar kantoor trekt. Het gaat niet meer puur om het aantal bureaus, maar om meer waarde per vierkante meter te creëren.

Zo bepaal je wat je écht nodig hebt

Om die kansen goed te benutten, beginnen we vaak met het opstellen van een Programma van Eisen (PvE). Daarmee brengen we de ruimtebehoefte, functionele wensen en duurzaamheidseisen in kaart. Dat doen we met diverse workshops op locatie of – via partners – met medewerkersonderzoeken. We stellen juist de vragen die opdrachtgevers zichzelf vaak nog niet stellen. Hoe wil je dat collega’s samenwerken? Wat is het beleid rondom aanwezigheid op kantoor? En hoe ondersteun je je bedrijfscultuur?

Niet afwachten, maar nu al stappen zetten

De meeste bedrijven komen pas in actie als het huurcontract bijna afloopt en de kosten beginnen te knellen. Maar je kunt ook nu al stappen zetten. Bijvoorbeeld door eerst een andere indeling te testen of flexibel te verlengen. Heronderhandelen of afstoten kan altijd nog. Wij helpen je graag de beste keuze te maken – met een advies dat verder gaat dan vierkante meters.