Elke organisatie die meerdere bedrijfslocaties huurt, is gebaat bij een toekomstbestendige vastgoedportefeuille. Wat dat precies inhoudt, is voor iedereen anders. Daarom is het belangrijk om eerst samen te bepalen wat écht belangrijk is. De centrale vraag: welke eisen en voorwaarden stel je aan de eigen bedrijfshuisvesting? Hieraan kunnen alle huidige én toekomstige locaties worden getoetst. Wij helpen organisaties met de uitvoering hiervan. In dit artikel lichten we onze werkwijze nader toe.
Tijdelijk onderdeel van de organisatie
Zo lang als nodig is, worden we onderdeel van de organisatie. Veel van onze opdrachtgevers hebben geen eigen vastgoedexperts in dienst en hebben daarom baat bij extra kennis en ervaring op dit vlak. Huurcontracten worden helaas vaak verlengd zónder kritisch te kijken of het kantoor (nog) wel past bij de behoefte. Van de mogelijkheid tot heronderhandelen wordt ook niet altijd gebruik gemaakt.
Wij zien in de praktijk veel gemiste kansen. Dat gaat lang niet altijd over geld besparen, maar bijvoorbeeld ook over de gebruikservaring van de werkomgeving. Je kunt met de verhuurder onder andere nieuwe afspraken maken over verbetering van het binnenklimaat, de toevoeging van een genderneutraal toilet of extra vergaderruimtes.
Workshop(s)
Om te beginnen helpen we organisaties te bepalen wat ze écht belangrijk vinden aan hun huisvesting. Dat kan kort maar krachtig, maar ook uitgebreid. Input van binnenuit is daarvoor altijd cruciaal. Dit halen we op tijdens een (aantal) workshop(s) met stakeholders die de organisatie goed kennen en kunnen vertegenwoordigen, zoals facilitaire en financiële medewerkers. We bespreken belangrijke wensen zoals de ligging, omgeving, uitstraling, voorzieningen, duurzaamheid en mobiliteit, maar ook vastgoed specifieke onderwerpen als oppervlakte, huurtermijnen, flexibiliteit, groei of krimp. Desgewenst laten we een duurzaamheidsexpert of vastgoedjurist aanschuiven om nog verder de diepte in te gaan.
Strategiedocument
De input van de workshop(s) zetten wij vervolgens om in een strategiedocument, een Programma van Eisen waaraan alle locaties zouden moeten voldoen. Dit vormt het fundament voor alle vervolgstappen in het optimalisatieproces. We nemen alle lopende huurcontracten onder de loep en kunnen indien gewenst ook de huidige kantoorgebouwen bezoeken en toetsen. Welke voldoen wel en welke niet? We maken een duidelijke vastgoedplanning. Wanneer lopen huurcontracten af en is het dus tijd om actie te ondernemen? Zo ga je van een reactief naar een proactief vastgoedbeleid en word je nooit verrast door een ongunstige huurverlenging.
‘Stay or go’-analyse
Door de toetsing van de huidige locaties aan het strategiedocument, wordt duidelijk welke daarvan niet aan de wensen en eisen voldoen, en waarom. Dit is interessante informatie, want hier is proactief handelen gewenst. Welke actie het beste is, hangt af van vele factoren. Daarom voeren we een ‘stay or go’-analyse uit. Is blijven een optie of is weggaan de enige oplossing? In sommige gevallen leiden heronderhandelingen al tot het gewenste resultaat. In andere gevallen is de kantoorruimte vergroten, verkleinen of afstoten de beste keuze. We assisteren uiteraard ook bij de (eventuele) aanhuur van nieuwe locaties die wél aan het strategiedocument voldoen.
Advies op maat
Vastgoedoptimalisatie is maatwerk. Elke organisatie heeft een verschillend karakter en dus een andere kantoorbehoefte. Daarom kiezen wij voor een persoonlijke benadering, volledige transparantie en advies op maat. Ook de beweegredenen om te optimaliseren lopen uiteen. Vaak gaat het om het besparen van geld, energie, ruimte of reistijd; soms gaat het over het makkelijker aantrekken en behouden van talent. Vrijwel altijd gaat het om een combinatie van al deze factoren. De belangrijkste gemene deler is dat elke organisatie baat heeft bij een toekomstbestendige vastgoedportefeuille. Dat iedere werknemer zich op kantoor goed voelt, is daar natuurlijk een cruciaal onderdeel van.
One-stop-shop
Met onze aanpak creëer je uniformiteit in de vastgoedportefeuille: het is duidelijk waar de organisatie voor staat en dat is goed terug te zien op álle locaties. Wij loodsen jouw organisatie door het hierboven beschreven proces heen, zodat jij je op de core business kunt richten. Dat deden we bijvoorbeeld voor DPG Media Nederland, een mediagroep met 25 kantoorlocaties. Hieronder vallen landelijke titels als het Algemeen Dagblad, de Volkskrant en Trouw, en diverse regionale titels als De Gelderlander, Eindhovens Dagblad en Het Parool.
Stijn Van den Acker, facility manager België & Nederland DPG Media, zei daarover het volgende: ‘Als organisatie waren wij op zoek naar een one-stop-shop voor al onze property cases, van aanhuur tot exploitatie en opnieuw afstoten. Een goede marktkennis, daadkrachtige aanpak en volledige onafhankelijkheid waren voor ons essentiële elementen. Bij RentReview vonden wij deze kwaliteiten allemaal. Meerdere cases hebben inmiddels aangetoond dat Mariëtte en Monique efficiënt te werk gaan en de eerste successen werden behaald. Altijd binnen het opgegeven kader en in goed overleg. Kortom, het partnership dat we zochten!’
Wilt u ook meer inzicht in uw situatie? Neem dan contact op met ons op. Wij maken een korte, kosteloze analyse van (één van) uw locatie(s) en brengen een vrijblijvend vervolgadvies uit.
